第一章总 则

为了正确、规范的使用视频会议系统,提高会议举办的效率及质量,保证视频会议系统能够长期有效的运行,特制定本制度。

第二章 管理机构

一、成立滨海新区教委视频会议工作领导小组，下设视频会议工作办公室，设在教发院汉沽信息中心。

（一）领导小组名单

组长： 方 华

成员：孙群、芮秀艳、三所学校主管校长、刘志起、王凯

（二）领导小组职责

负责滨海新区教育委员会视频会议工作，组织协调并监督检查视频会议系统使用情况。

（三）领导小组办公室名单

主  任：王凯

    成  员：徐小强，卢素云，刘新梅

（四）校级领导小组

各视频会议中心所在校成立领导小组，负责视频会议系统日常运行与管理。

组长：学校一把校长

副组长：主管校长

成员：电教（信息）主任及一至两名技术人员。

第三章设备管理

视频会议系统主要由摄像头、话筒、会议专用电脑、图像显示设备、音响设备、网络设备等构成。

视频会议系统设备是会议专用设备，使用之前必须通过会议系统预约登记，登记成功之后方可使用（包括学校日常使用也要履行登记手续）。

严禁在视频会议专用电脑上安装其他无关软件，并定期做好病毒防护等安全维护工作。

视频会议系统的各项设备参数是已经设定好的，与会人员在使用时，不得随意更改。

  五、视频会议系统设备由所在校指定专人进行保管和日常维护；视频会议工作领导小组工作办公室指定专人提供技术保障、负责定期进行视频会议系统的检查，如发现设备、软件及线路等出现故障，应及时进行设备维修、软件调试及故障排除。

第四章 会议管理

视频会议的召开本着节约经费、提高会议效率的原则进行，凡是适合以视频会议方式召开的会议、培训等，应通过视频会议方式实施。

各部门如使用视频会议，需由视频会议申请人提前一周在OA系统中进行预约，紧急会议需提前三天进行申请。

会议预定好以后，主办部门要通知视频会议系统所在校的主管校长和领导小组办公室主任王凯，然后再通知参会人员会议的时间和主题。

领导小组办公室成员在接到会议召开任务后，会议当天如有其他工作，及时向主管校长请示，协调工作安排。

五、各视频会议系统技术人员要在会议开始前半小时准时打开设备，随时与各会场进行视频和音频的效果调试，确保视频会议的正常使用，如发现问题，要及时向新区教委视频会议管理人员反映，排除故障。调试完毕的单位，必须将麦克调至关闭状态，以免分会场声音传至主会场，影响整个会议效果。

六、所有参会人员必须提前10分钟到达会场，保持会议严肃性，严禁迟到、早退现象。

七、视频会议进行过程中，各参会单位应保持会场安静，会议中如有单位需要发言时，方可打开麦克进行讲话，除发言单位外，所有分会场均关闭话筒。

第五章  其 他

一、视频会议设备放置环境要做到干燥、防水、防尘并保持温度不要过高。

二、会议结束后要及时关闭各项设备电源。